Audit des colis : le guide ultime pour économiser sur les frais d'expédition

Lorsque vous expédiez des dizaines, voire des centaines de colis chaque jour, il est probable que vos transporteurs commettent des erreurs ici et là. Cependant, de petites erreurs, comme un poids de colis incorrect ou une facturation en double, peuvent rapidement entraîner des centaines de dollars supplémentaires dépensés.

En effectuant des audits réguliers des colis, vous pouvez identifier ces erreurs et éviter ces frais d'expédition supplémentaires injustes. Voici un aperçu du fonctionnement des audits de colis, de leur importance et de la manière de les mener dans le cadre de votre activité de commerce électronique.

Qu'est-ce qu'un audit de colis ?

Un audit des colis est le processus qui consiste à examiner tous vos documents d'expédition, y compris les factures et les étiquettes. Au cours du processus de vérification, vous rechercherez les erreurs susceptibles d'affecter vos frais d'expédition à long terme.

Les audits de colis peuvent être effectués manuellement, bien que cette approche comporte certains défis. L'audit manuel de vos documents d'expédition prend un temps considérable qui pourrait être consacré à d'autres projets. En plus de cela, vous pourriez oublier certaines erreurs présentes, ce qui signifie que vous pourriez laisser de l'argent sur la table.

Il est plutôt plus efficace d'utiliser des outils numériques pour effectuer l'audit de vos colis. Les bons logiciels vous aideront à détecter automatiquement les erreurs afin que vous puissiez résoudre le problème immédiatement et éviter les dépenses excessives en frais d'expédition.

Quelles sont les erreurs de facturation courantes à rechercher ?

Diverses erreurs de facturation peuvent entraîner des frais d'expédition supplémentaires inutiles. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes à surveiller lors de vos audits.

• Taux incorrect : Vous étiez censé bénéficier d'un tarif réduit, mais un tarif standard vous a été facturé à la place.
• Retard ou échec de livraison : Le colis est arrivé à sa destination finale plus tard que ce que l'expéditeur avait initialement garanti, ou n'a jamais quitté le centre d'expédition.
• Frais de taille ou de poids incorrects : Un colis plus volumineux ou plus lourd que celui que vous avez envoyé vous a été facturé.
• Adresse de livraison incorrecte : L'adresse de livraison n'a pas été saisie correctement, ce qui a entraîné des frais élevés erronés.
• Frais dupliqués : Vous avez été débité deux fois ou plus pour le même envoi.

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses erreurs de facturation qui peuvent survenir lors de l'expédition de gros volumes de produits en une seule fois. Lorsque vous vérifiez vos frais d'expédition, recherchez tous les détails qui sortent de l'ordinaire, car il est facile de perdre des informations lors de la traduction lorsqu'elles passent d'un système à l'autre. Comparez vos factures avec vos documents d'expédition internes et recherchez les divergences pour voir où les erreurs ont pu se produire.

Pourquoi est-ce que l'audit de la facture de votre transporteur est une bonne idée ?

La réalisation d'audits réguliers des colis peut aider votre organisation à économiser d'importantes sommes d'argent à long terme. Même les petites erreurs d'expédition s'accumulent au fil du temps et peuvent rendre difficile l'atteinte de vos objectifs financiers.

À peu près 5 % des factures d'expédition contiennent des erreurs. Cela signifie que si votre entreprise effectue 500 envois au cours de l'année, environ 25 d'entre eux contiendront des erreurs. Même si ces erreurs sont minimes, cela pourrait rapidement entraîner une perte de centaines de dollars en frais d'expédition.

En vérifiant les factures que vous recevez de votre transporteur, vous pouvez résoudre tout problème immédiatement et obtenir les remboursements qui vous sont dus, avant qu'il ne soit trop tard pour corriger le problème. Le processus d'audit se traduit également par une plus grande transparence pour les deux parties, ce qui facilite une communication ouverte et un meilleur service de la part de votre fournisseur d'expédition.

Enfin, l'audit de vos frais d'expédition peut vous aider, ainsi que votre transporteur, à fonctionner plus efficacement à l'avenir. Au cours de l'audit, vous identifierez les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre stratégie d'expédition afin de gagner du temps et de l'argent à l'avenir. Des audits réguliers incitent également vos fournisseurs d'expédition à être aussi précis que possible dans leurs audits et à éviter les erreurs.

Comment auditer les factures de vos colis

Voici un aperçu étape par étape de la procédure à suivre pour vérifier manuellement les factures de vos colis afin de détecter les erreurs. N'oubliez pas que vous devrez peut-être personnaliser ce processus en fonction de la stratégie d'expédition unique de votre entreprise.

1. Rassemblez toutes les factures d'expédition de vos transporteurs

Commencez par rassembler toutes les factures d'expédition des transporteurs avec lesquels vous travaillez pour la période que vous souhaitez auditer. Aujourd'hui, la plupart des compagnies maritimes mettent ces factures à disposition via leurs interfaces de données électroniques, ou EDI. Certains transporteurs proposeront également des factures téléchargeables au format PDF.

Une fois que vous avez téléchargé vos factures, convertissez-les toutes dans le même format afin de pouvoir les consulter efficacement. Vous devez également arrondir vos contrats et documents d'expédition internes afin de pouvoir comparer les informations pour en vérifier l'exactitude.

2. Vérifiez vos codes de facturation et vos tarifs

Commencez votre audit en passant en revue les codes de facturation et les taux figurant sur chaque facture pour vous assurer qu'ils sont exacts. Comparez les tarifs avec vos contrats d'expédition pour identifier les éventuelles erreurs. Assurez-vous que toutes les remises convenues ont été appliquées et que les bons codes de facturation ont été utilisés.

3. Réaliser une évaluation ligne par ligne

Ensuite, parcourez chaque facture ligne par ligne pour rechercher les erreurs. Commencez par examiner les frais accessoires tels que les frais de manutention supplémentaires, les suppléments de carburant et les frais de livraison résidentiels pour en vérifier l'exactitude.

Passez ensuite en revue chaque envoi pour vous assurer que le poids, les dimensions et les frais de livraison sont exacts, en recherchant les erreurs de niveau de service. Par exemple, si vous avez demandé une expédition terrestre standard, assurez-vous que les frais en tiennent compte et que les services express ne vous ont pas été facturés.

Tout au long du processus, surveillez les frais en double lorsqu'un envoi a été ajouté deux fois par erreur au système.

4. Documentez les erreurs et vérifiez-les avec le transporteur

Lorsque vous constatez des erreurs dans vos factures, notez-les et mettez en évidence toute documentation appropriée. Contactez ensuite votre opérateur pour demander le remboursement de tout frais erroné.

La réalisation d'un audit manuel des colis est un processus fastidieux et il est possible que vous ne détectiez pas toutes les erreurs présentes. Pour rendre votre processus d'audit plus efficace et plus précis, essayez de mettre en œuvre des outils numériques tels que Buster Fetcher pour détecter ces erreurs à votre place. Buster Fetcher examine automatiquement vos factures d'expédition pour détecter les erreurs et dépose les demandes de remboursement en votre nom.

Liste de contrôle d'audit des colis

Lors de votre prochain audit de colis, utilisez cette liste de contrôle étape par étape pour guider le processus.

• Sélectionnez une période pour l'audit
• Demander des factures au transporteur
• Organiser les factures par ordre chronologique, par transporteur et par type
• Passez en revue le contrat tarifaire en cours avec le transporteur
• Vérifiez les factures pour les tarifs et les codes de facturation corrects
• Vérifiez l'exactitude de tous les frais accessoires
• Vérifiez chaque rubrique de facture pour vérifier le poids et l'adresse corrects
• Vérifiez chaque facture pour déterminer le niveau de service approprié, en notant tout retard ou échec de livraison
• Vérifiez qu'il n'y a pas de frais en double
• Documentez les erreurs et les tendances relevées au cours de l'audit
• Contactez les transporteurs pour les remboursements
• Collaborez avec les transporteurs pour résoudre les problèmes sous-jacents et négocier de meilleurs tarifs

Gagnez du temps lors de votre prochain audit de colis avec Buster Fetcher

Au lieu d'effectuer un audit manuel des colis, utilisez Buster Fetcher pour accélérer le processus. Buster Fetcher analyse vos factures pour détecter les erreurs et enregistre automatiquement les demandes de remboursement, ce qui vous permet d'économiser de l'argent sans perdre de temps et d'efforts. Créez votre compte Buster Fetcher gratuit dès aujourd'hui pour commencer !